اتيكيت الاتصالات في العمل

لمحة عن اتيكيت الاتصالات في العمل

يعتبر اتيكيت الاتصالات في العمل من أهم الأنظمة التي تعتمد عليها كفاءة أي مؤسسة فهو يعمل على توجيه العاملين بالإضافة إلى كونه عملية إدارية واجتماعية للتفاعل بين الافراد وكل مؤسسة لها شبكة اتصالات تربط افرادها لنقل المعلومات بينهم لتسهيل انجاز الأعمال

أنواع الاتصالات

قبل ان نتحدث عن اتيكيت الاتصالات في العمل علينا اولا ان نعرف أنواع الاتصالات التي تتم في مجال العمل :

1- اتصالات شفوية.

2- اتصالات كتابية.

وسائل الاتصالات الشفوية

ولتتعلم اتيكيت الاتصالات في العمل أيضا عليك معرفة وسائل الاتصالات الشفوية وهي :

* الهاتف.

* المحمول.

* الخطابة.

* المحادثة وجها لوجه.

* الندوات والاجتماعات.

آداب استخدام الموبايل

نذكر لكم هنا أبرز آداب استخدام الموبايل كما يلي:

• اتيكيت الاتصالات في العمل من خلال الموبايل يتم استخدامه في الحالات الضرورية وليس من أجل الدردشة والتسلية بحيث يكون مجرى الحوار هو العمل فقط وخاصة إذا كان الموبايل خاص بالعمل.
• اذا قمت باستخدام موبايل لا يخصك او خاص بأحد الأشخاص يجب أن يكون ذلك للضرورة او لحدث طارئ ولا تطيل في الحديث اجعل مكالمتك قصيرة.
• في حالة رن هاتف احد الزملاء من غير اللائق ان تقوم بالرد لان ذلك يعد اقتحاما لخصوصيته ولا تطيل النظر في هاتف احد الأشخاص واذا طلب منك رد ففي هذه الحالة يمكنك فعل ذلك.
• لا تلح على شخص لأخذ رقم هاتفه اذا لم يكن يرغب في اعطاؤه لك أو أن تحصل عليه من شخص آخر دون اذن منه فهذا لا يجوز.
• عليك أن تولي اهتماما للمكالمات الفائتة على هاتفك المحمول لأنه يعد سلوكا جيدا ليعكس اهتمامك بغيرك.

آداب استخدام الهاتف

كذلك يوجد آداب في استخدام الهاتف نورد لكم أبرزها في النقاط التالية:

• اتيكيت الاتصالات في العمل من خلال الهاتف يتم استخدامه بحيث يتم الرد على المكالمات الخاصة بالعمل وعدم اشغال الهاتف لفترة طويلة لاحتمالية وجود اتصالات أخرى
• عندما تقوم بالرد على الهاتف القى التحية دون أن تعرف عن نفسك حتى تعرف من المتصل اولا بحيث يعلن عن هويته وفي نفس الوقت لا تسأله من يكون فلا تقل من انت؟ فقط قل صباح الخير او مساء الخير
• اذا لم تكن الشخص الذي بادر بالاتصال فاترك الفرصة للمتصل بأن ينهي هو المكالمة ولا تنهيها انت واذا انقطع الاتصال عليه هو ان يعيد المحاولة وليس انت
• اذا قمت بتكبير الصوت من خلال مكبر تجنب ان يكون أحد بجانبك منعا للاحراج او حدوث المشكلات

آداب التواصل وجها لوجه

• اتيكيت الاتصالات في العمل عن طريق التواصل وجها لوجه فتقوم بالأصغاء باهتمام لمن يخاطبك وتركز فيما يقول.
• عليك أن تترك الفرصة لمن حولك بالأدلاء برأيهم.
• يجب أن تراعي تعبيرات وجهك وما قد يفهم منها.
• اياك ان تتثاءب أمام من تتحدث معه فهذا يعطي انطباع سلبي ويوحي بالملل وعدم الاهتمام.
• شارك مع الشخص الذي تحاوره في الكلام فلا تسمع فقط بل شاركه ما يقول.
• عدم تجلس وتتحدث مع احد الأشخاص الأكبر سنا او مركزا لا تضع ساق على الأخرى لان هذا يدل على الاستهتار وقلة الاحترام.

آداب حضور الاجتماع

من آداب حضور الاجتماع ما يلي:

• اتيكيت الاتصالات في العمل وآداب حضور الاجتماعات حيث يتم اولا التفكير الجيد في موعد الاجتماع.
• اخطار المشاركين بموعد الاجتماع قبل عقده بفترة.
• توزيع جدول أعمال الاجتماع قبل موعده بوقت مناسب.
• انتقاء المشاركين في الاجتماع بعد تفكير.
• تقديم الاعتذار في حالة عدم اخطار المشاركين قبل الاجتماع بوقت كاف.
• عدم التدخين اذا كان ذلك غير مسموح في غرفة الاجتماعات.
• اذا حضرت للاجتماع لأول مرة وكنت غير معروف للمدعوين فيجب التعريف عن نفسك.
• اذا اردت تسجيل الاجتماع فعليك الاستئذان أولا.
• اياك ان تقوم بمقاطعة الآخرين أثناء الحديث.

آداب إلقاء الخطاب

يعد القاء الخطاب من طرق الاتصالات والتى يجب ان تراعي فيها اتيكيت الاتصالات في العمل :

• قم بالوقوف في بداية الخطاب ويمكن ان تجلس بعد ذلك.
• عند تقديمك للسادة الحضور يجب أن تكون واقفا.
• يجب أن يكون للخطاب وقت محدد تلتزم به ولا تتجاوزه.
• يمكن أن تضع بعض اللمسات الفكاهية ولكن دون الإفراط في إلقاء النكات التافهة.

الاتصالات الكتابية

• المراسلة : من اتيكيت الاتصالات في العمل في المراسلة يتم كتابة أي كتابات رسمية من اجل العمل على الكمبيوتر اما اذا كانت شخصية فتكون بخط اليد ولا مشكلة في ذلك مع مراعاة الألقاب وتكون الكتابة باللون الأزرق او الأسود ولا تستخدم أي الوان أخرى.
• البريد الالكتروني : يجب ان تتفادى الأخطاء اللغوية وتهتم بالرد على الرسائل التي تصلك ويجب ان يكون بريد العمل يختلف عن بريدك الخاص.
• الفاكس
• التقارير : تستخدم التقارير لتقديم توصيات خاصة.
• المذكرات
• الفيس بوك : الغرض من الفيس بوك هو الترويج للأعمال وليس لتكوين الصداقات فيجب ان يكون هناك حساب خاص بالعمل ويعد ذلك من اتيكيت الاتصالات في العمل.

قد يهمك المقال التالي: طريقة تحميل برنامج زووم على الجوال.